Как выбрать CRM
С чего начать выбор CRM, как сравнить цены, у которых разная модель оплаты, и на что смотреть, кроме списка функций.
Сначала опишите, как у вас сейчас проходит заявка: откуда приходит, кто отвечает, где теряется. Потом отберите 2–3 системы, которые закрывают именно это, и проверьте каждую на своих заявках в пробный период. Список функций решает меньше, чем четыре вещи: сколько человек будет работать, откуда приходят заявки, что нужно подключить и сколько всё стоит за год, а не за месяц. Тарифы сняты 12 ноября 2026.
Выбор в пять шагов
Большинство статей показывают десять систем и таблицу. Надёжнее идти от своего процесса.
- Опишите путь заявки. Где клиент вас находит (сайт, Telegram, звонок, почта), кто первым отвечает, что происходит дальше и где заявки сейчас пропадают.
- Посчитайте, сколько человек будет в системе. От этого зависит цена: у одних систем она за компанию, у других за каждого пользователя.
- Выпишите обязательные подключения. Формы сайта, мессенджеры, почта, 1С, телефония. Только то, без чего работа встанет.
- Задайте бюджет на год. Подписка, настройка, доплаты за интеграции и обучение людей.
- Возьмите 2–3 кандидата и проверьте на одних и тех же задачах. Заявка с сайта → карточка клиента → назначение менеджера → задача «перезвонить» → отчёт по источникам. Если в пробном периоде это не получилось собрать за день, дальше будет тяжелее.
Три типа решений
| Подписка (облако) | Коробка на своём сервере | Своя под процесс | |
|---|---|---|---|
| Когда подходит | Стандартный процесс продаж, нужно быстро | Данные должны быть у вас, есть человек для администрирования | Процесс нестандартный или заявки идут из нескольких мест, которые готовые системы не соединяют |
| Что платите | Ежемесячно, пока пользуетесь | Лицензия один раз или ежегодно, плюс сервер и сопровождение | Разработка и внедрение, потом поддержка |
| Риск | Цена растёт с командой; уйти сложнее, чем кажется | Обновления и безопасность на вас | Зависимость от студии: проверьте, как забрать систему и данные |
Почему цены тарифов нельзя сравнивать напрямую
У трёх популярных систем три разные модели оплаты. Дата замера: 12 ноября 2026. Цены взяты со страниц тарифов самих сервисов.
| Система | Как считается цена | Тариф и цена | Бесплатно |
|---|---|---|---|
| Битрикс24 | За всю компанию | «Базовый» на 5 человек: 2 490 ₽ в месяц, 1 990 ₽ при оплате на год. «Стандартный» на 50 человек: 6 990 ₽, 5 590 ₽ на год. Цены без НДС | Тариф без ограничения числа пользователей, 25 ГБ |
| Мегаплан | За пользователя | «Расширенный» (CRM с воронкой продаж): 900 ₽ в месяц за человека, 630 ₽ при оплате на год | 14 дней пробного периода |
| RetailCRM | За пользователей, число клиентов в базе и писем | «Профессиональный»: от 9 360 ₽ в месяц (от 3 пользователей, 10 000 клиентов), скидка 10% за год | 1 пользователь, до 300 заказов в месяц, до 5 000 клиентов |
RetailCRM сделана для интернет-торговли и маркетинга по клиентской базе. Для трёх менеджеров без магазина она не подойдёт по цене и по набору функций. В таблицу она попала как пример третьей модели оплаты.
Сколько это выходит за год на трёх менеджеров
- Битрикс24, «Базовый»: 1 990 ₽ × 12 = 23 880 ₽ при оплате на год (тариф рассчитан на 5 человек).
- Мегаплан, «Расширенный»: 630 ₽ × 3 × 12 = 22 680 ₽ при оплате на год. Для пяти менеджеров уже 37 800 ₽, для десяти 75 600 ₽.
Суммы близки, но растут по-разному: у Битрикс24 цена скачет при выходе за лимит тарифа, у Мегаплана растёт с каждым человеком. Это только подписка. Настройка и подключения оплачиваются отдельно: у Мегаплана, например, настройка бизнес-процессов 5 000 ₽ за час, интеграция с 1С 20 000 ₽, подключение почты 2 500 ₽ за ящик. Спрашивайте стоимость настройки до оплаты тарифа.
Бесплатные тарифы: где предел
Бесплатный тариф удобен, чтобы разобраться в системе. Перед тем как строить на нём работу, выясните предел. У Битрикс24 это набор функций тарифа и 25 ГБ диска, у RetailCRM один пользователь и 300 заказов в месяц. Если упрётесь в предел через полгода, придётся переносить данные: проверьте, как выгрузить клиентов и историю.
На что смотреть, кроме функций
Каналы заявок
Проще, если заявки идут из сайта и одного мессенджера.
Сложнее и дороже, если нужны сайт, почта, несколько мессенджеров и соцсети в одном окне.
Настройка
Проще, если процесс стандартный и вы сами можете собрать воронку.
Дороже, если нужны роли, права, автоматические задачи и отчёты под вашу отчётность.
Данные
Спокойнее, если можно выгрузить всё в файл и сервер в России.
Риск, если выгрузка неполная, а история переписки остаётся в системе.
В заявках и карточках клиентов хранятся персональные данные, поэтому спросите у поставщика, где расположены серверы и как оформляется обработка данных по 152-ФЗ. Подробнее о требованиях — в разделе о 152-ФЗ.
Три типовых случая
Это условные примеры, а не истории клиентов.
- Два менеджера, заявки с сайта и из Telegram. Хватит облачной подписки с воронкой и формой сайта. Проверьте, как заявка попадает в систему из вашего мессенджера: у части систем это отдельное платное подключение.
- Отдел продаж на десять человек, свои этапы сделки, отчёт для руководителя. Здесь решает настройка: считайте не тариф, а тариф плюс внедрение. Заложите обучение менеджеров.
- Заявки приходят из сайта, почты, VK и Telegram, и ни одна готовая система не соединяет их так, как вам нужно. Это случай, когда имеет смысл описать процесс в техзадании и сравнить внедрение готовой системы с разработкой под процесс.
Ошибки при выборе
- Выбирают по числу функций. Нужное — каналы заявок, воронка, задачи и отчёт по источникам.
- Не описывают процесс. Систему настраивают под ощущение, а не под то, как реально идёт заявка.
- Сравнивают цену тарифа, а не стоимость на команду за год. Считайте так, как в таблице выше.
- Не проверяют выгрузку данных. Выясняется при переезде: история и вложения остались в системе.
- Запускают без обучения. Менеджеры продолжают вести клиентов в таблице, система стоит пустой.
Что делать дальше
Запишите ответы на пять шагов выше — это уже половина технического задания. Если готовая подписка закрывает процесс, берите её. Если нужно свести заявки из нескольких каналов в одну воронку и подогнать систему под свой процесс, у нас есть CRM под такие задачи. Чтобы сравнить подрядчиков, сначала опишите задачу в ТЗ.
Как выглядит документ, который можно отдать любому подрядчику, — на примере.
Как мы считали
Цены сняты 12 ноября 2026 со страниц тарифов Битрикс24 (bitrix24.ru/prices), Мегаплан (megaplan.ru/prices) и RetailCRM (retailcrm.ru/prices). Мы взяли тарифы, которые рассчитаны на малую команду, и пересчитали их на год при оплате сразу за год. Тарифы и условия акций меняются, поэтому у статьи стоит дата замера. amoCRM в замер не вошла: страницу тарифов не удалось открыть.
Вопросы и ответы
Какая CRM самая простая для малого бизнеса?
Та, в которой вы за день соберёте путь своей заявки. Проверьте это в пробном периоде на трёх реальных заявках, а не по описанию функций.
Есть ли бесплатные CRM?
Да. У Битрикс24 есть тариф без ограничения пользователей, у RetailCRM бесплатный на одного пользователя и 300 заказов в месяц. Читайте пределы и условия выгрузки данных.
Нужен ли программист для внедрения CRM?
Для воронки и форм сайта обычно нет. Для интеграции с 1С, телефонией и нестандартных процессов нужна настройка: у большинства систем она оплачивается отдельно, поэтому спрашивайте цену заранее.
Как перейти на другую CRM, если не подошла?
Перед выбором проверьте, можно ли выгрузить клиентов, сделки и историю общения в файл. Если выгрузки нет или она неполная, переезд будет дорогим.